Lintas Bisnis.com Jakarta – Pemerintah Provinsi DKI meyakini masyarakat termasuk perusahaan MICE (meeting, incentive, convention and exhibition), kedutaan besar, perwakilan instansi yang bermaksud mengajukan permohonan audiensi dan kunjungan kepada Pimpinan tanpa ada kesulitan, serta tidak birokratis.
Salah satu unit di dalam Pemprov DKI Jakarta yang menangani kerjasama luar negeri, yakni Biro KSD memfasilitasi semua permohonan, termasuk dari berbagai delegasi asal Tiongkok untuk business matching, virtual meeting dan lain sebagainya.
“Prosedurnya sederhana. Misalkan permohonan kunjungan delegasi asing kepada Pemprov DKI Jakarta. Permohonan dengan surat resmi, untuk disampaikan kepada Gubernur. Kami anggap permintaan formal dari pemerintah provinsi-provinsi di Tiongkok, seperti Zhejiang, Zhuzhou , Fujian harus ditindaklanjuti, tapi sesuai protap (prosedur tetap),” Kepala Sub Bagian Protokol III Biro KDH Pemprov DKI Jakarta, Joni Fentriana (Chen Zun Ning) mengatakan kepada Redaksi di Jakarta (10/6).
Sebagai mantan staf di bagian KLN, Joni memahami persoalan. Permohonan Delegasi Fujian Tiongkok beberapa waktu yang lalu juga berjalan lancar. Karena EO (event organizer) mengikuti prosedur yang berlaku. Permohonan delegasi Fujian juga dengan kekhususan hubungan, yakni saling kunjung antar pejabatnya. Sama seperti kekhususan hubungan Jakarta – Shanghai, kalau ada kegiatan audiensi, Biro KDH bersama Biro Kerjasama Luar Negeri (KLN) akan mengajukan pendampingan kepada Pemerintah Pusat, yakni Kementerian Luar Negeri (Kemlu) Republik Indonesia.
Biro KDH merupakan satu unit SKPD (satuan kerja perangkat daerah) Pemprov DKI Jakarta yang dulunya bernama Biro KDH dan KLN. Keduanya (KDH dan KSD) saling mengisi. “Dengan Shanghai, kami sudah mengadakan penandatanganan LoI (letter of intent). Kalau dengan Beijing, (kerjasama) sudah sampai Sister City. Sementara dengan Shanghai, merupakan (hubungan) friendship cooperation city,” jelas Joni, alumni Capital Normal University, Tiongkok (2014 – 2015).
Permohonan audiensi di tengah wabah virus, prosedurnya juga tidak terdampak. Jajaran Pemprov tetap accomodative terhadap permohonan yang tentunya dengan tatanan baru atau New Normal karena pandemi virus corona. Upaya pemulihan ekonomi Indonesia, termasuk sektor manufacturing dengan skenario ‘The New Normal’ dan mereduksi ‘doing business as usual.’ Kegiatan virtual meeting dalam skenario The New Normal tentunya lebih mudah (mengordinasi untuk kegiatan audiensi/pertemuan). Kendatipun Protap, salah satunya dengan pembuatan nota dinas internal (Pemprov DKI). Misalkan kepala Biro KDH dan walikota yang menerima permohonan audiensi. Setelah ada perintah tertulis dari pimpinan, dalam hal ini Gubernur atau Sekda (Sekretaris Daerah), Protokol akan menindaklanjuti. “Sama seperti kunjungan Delegasi Zhuzhou (Tiongkok) pada Agustus 2019 yang lalu, (prosesnya) berjalan lancar. Bahkan ada materi diskusi antara Pemkot Walikota Jakarta Barat dengan Delegasi (Zhuzhou) yang riil, dan bisa ditindaklanjuti ke depannya,” tegas Joni
Perusahaan MICE di Jakarta, PT Nusaraya beberapa kali mengordinasi permohonan audiensi/kunjungan kepada Pemprov DKI Jakarta. Beberapa kali pertemuan berlangsung di kantor pemerintah kota termasuk Jakarta Barat, Jakarta Pusat, Jakarta Utara. Zhuzhou Municipal Committee juga mengadakan penjajakan kerjasama pada tingkat kota. Selain topik pembahasan pada pertemuan tsb antara lain studi banding inovasi Pemerintah Kota Jakbar memperkuat kerangka kebijakan publik. Selain itu, ada Knowledge Sharing mengenai penguatan akses masyarakat dan stakeholder terhadap informasi dan penerapan hemat energi (kelistrikan), lingkungan hidup, agraria. “Delegasi Zhejiang pada virtual meeting mengarah pada kerjasama kan. Tapi tidak ada Surat Permohonan resmi dari Zhejiang. Sehingga kami tidak bisa mengajak Dinas UMKM (Usaha Mikro, Kecil dan Menengah), Perdagangan, PTSP (Pelayanan Terpadu Satu Pintu) perizinan,” tegas Joni.